W celu wspierania swobody świadczenia usług i mobilności pracowników na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (obejmującego terytorium UE oraz Norwegii, Islandii i Lichtensteinu) i dodatkowo w Szwajcarii ustalono wspólne zasady regulujące kwestie podlegania pod ubezpieczenie społeczne osób wykonujących pracę (jako pracownik najemy lub samozatrudniony). Nie jest to wspólny system ubezpieczeniowy, gdyż każde z państw ustala samodzielnie zasady zabezpieczenia społecznego na swoim terytorium, ale przepisy koordynujące te różne systemy – określają, który system ubezpieczeń społecznych znajdzie zastosowanie.
Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego wynika przede wszystkim z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz uszczegóławiającego je Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z art. 288 Traktatu o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej rozporządzenia te stosuje się bezpośrednio i wprost w każdym państwie członkowskim.
Podstawą koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, są dwie zasady. Pierwsza to właściwy system zabezpieczenia społecznego wyznacza miejsce wykonywania pracy oraz druga mówiąca, że można podlegać tylko jednemu systemowi w danym momencie. Bez względu na to w ilu miejscach i dla ilu pracodawców osoba w danym momencie pracuje. Oznacza to, że nie ma tu znaczenia kwestia narodowości osoby wykonującej pracę. I tak wynagrodzenie Polaka zatrudnionego przez niemieckiego pracodawcę na cały etat w jego firmie w Czechach, w całości będzie oskładkowane w miejscu wykonywania pracy, a więc w Czechach i według czeskich przepisów prawa.
Jakie regulacje dla pracowników delegowanych
Rozporządzenia 883/2004 i 987/2009 wprowadzają szczegółowe rozwiązania w bardziej złożonych sytuacjach oraz w przypadku niektórych profesji (np. zatrudnieni na statkach morskich, czy załogi lotnicze i personel pokładowy). Istotny wyjątek od zasady obowiązywania regulacji w miejscu wykonywania pracy dotyczy pracowników delegowanych. Pracownicy Ci pod pewnymi warunkami pomimo wykonywania pracy na terenie innego państwa niż zazwyczaj pozostają objęci systemem ubezpieczeniowym państwa, z którego są delegowani. Rozporządzenia przewidują też zasady ustalania systemu właściwego w złożonych przypadkach, jak np. wykonywanie pracy w kilku państwach, czy łączenie pracy z działalnością na własny rachunek. W tych przypadkach o ustaleniu właściwego systemu ubezpieczeń decyduje miejsce (terytorium) wykonywania pracy, a nie to, że rezultat pracy jest przekazywany pomiędzy dwoma krajami, np. wykonanie umówionej pracy zleconej przez przedsiębiorcę z Niemiec ma w całości miejsce w Polsce, zaś rezultat jest przesyłany do Niemiec lub do Belgii). W tego typu przypadkach nie dochodzi w ogóle do krzyżowania się systemów ubezpieczeniowych, bo miejsce wykonywania pracy jest jedno.
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami dotyczącymi delegowania, pracownik delegowany do pracy w innym państwie podlega pod system ubezpieczenia społecznego kraju oddelegowania, a nie wykonywania pracy. Wyjątek ten został ustanowiony w związku z założeniem, że tak wykonywana praca ma charakter czasowy i jako taka wspiera założenia o swobodzie przepływu osób i usług (np. wykonywania prac budowlanych przez przedsiębiorców z innego państwa przy wykorzystaniu jego personelu, a nie miejscowych pracowników). Wyjątek ten ma zastosowanie czasowe, albowiem okres delegowania danego pracownika nie może przekraczać 24 miesięcy. Zasada ta znajduje zastosowanie również w odniesieniu do osób wykonujących pracę na własny rachunek, które udają się wykonywać podobną działalność do innego państwa.
Praca na terenie dwóch państw
Kolejną sytuacją, w której dochodzi do krzyżowania się systemów zabezpieczenia społecznego jest wykonywanie pracy na terenie co najmniej dwóch państw. Przy czym możliwe jest wykonywanie pracy na rzecz jednego pracodawcy lub kilku pracodawców. W tego typu sytuacji jeżeli osoba taka wykonuje „znaczną część pracy” na terenie państwa, w którym ma miejsce zamieszkania podlega w całości pod system ubezpieczeń właściwy dla jej miejsca zamieszkania. Rozporządzenie 987/2009 wskazuje, że ocena wykonywania „znacznej części pracy” jest dokonywana pod kątem ilości wykonywania pracy (mierzonej w szczególności czasem pracy lub wysokością wynagrodzenia otrzymywanego). Przy czym nie chodzi o to, by praca była w danym kraju wykonywania przez większość czasu (tj. więcej niż połowę). W ramach oceny przyjmuje się, że kryterium „znacznej części” jest spełnione, gdy poddane analizie kryteria są spełnione w co najmniej 25%. Oznacza to przykładowo, że mieszkaniec Zgorzelca wykonując pracę przez dwa dni (40% tygodniowo) w Zgorzelcu, a 3 dni w Görlitz będzie podlegać pod polski system ubezpieczeń.
Jeżeli zaś pracownik nie wykonuje „znacznej części pracy” w kraju, w którym mieszka przepisy rozporządzenia wprowadzają dalsze zasady rozstrzygania, pod którym system ubezpieczeń będzie podlegać. Przykładowo, jeżeli pracownik jest zatrudniony przez jednego pracodawcę, podlega pod system ubezpieczeń kraju właściwego według siedziby lub miejsca wykonywania zatrudniającego go przedsiębiorstwa/pracodawcy. Zasada ta znajdzie zastosowanie, gdy pracownik tylko jeden dzień w tygodniu wykonuje pracę w Zgorzelcu (tj. przez 20% czasu), a 4 dni w Görlitz.
Wskazany przykład jest tylko jedną z kilku zasad ustalania właściwego systemu ubezpieczeń społecznych określonych w Rozporządzeniu 883/2004, które odnoszą się do coraz bardziej skomplikowanych stanów faktycznych. W dzisiejszych czasach nie będą bowiem wyjątkiem sytuacje bardziej skomplikowane, np. Słowaka mieszkającego na stałe w Bogatyni, zatrudnionego przez trzech pracodawców z Bogatyni Zittau i Liberca. A nadto jeszcze wykonującego zlecenia w ramach samozatrudnienia na rzecz przedsiębiorcy z Bratysławy i Wiednia, co wymagać będzie okazjonalnie wykonywania pracy w ich siedzibach. Dokonanie oceny właściwego systemu zależy od szeregu czynników. Takich jak np. czasowy wymiar pracy, wysokość wynagrodzenia, które mają istotne znaczenie przy ogólnej ocenie spełniania poszczególnych kryteriów. Tym samym – poza sytuacjami oczywistymi – abstrakcyjne rozstrzygnięcie poszczególnych przypadków, zwłaszcza wobec niejednokrotnie kreatywnych zabiegów osób wykonujących pracę i pracodawców nakierowanych na objęcie danej pracy pod najbardziej dla nich korzystny system, nie jest najczęściej możliwe.
Możliwe wyjątki
Wskazane normy rozstrzygania kolizji systemów prawnych państw znajdują zastosowanie bez względu na wolę stron. Co oznacza, że pracownik nie może umówić się, że z tytułu wykonywania danej pracy będzie podlegać pod inny system, niż wynika to z przepisów Rozporządzeń. Rozporządzenie 883/2004 pozwala jednak na obejście tych reguł i na zasadzie wyjątku objęcie osoby innym systemem, aniżeli wynikało by to ze wskazanych regulacji. Wymaga to jednak złożenia wniosku i zawarcia porozumienia przez instytucje ubezpieczające danych państw, odnośnie zastosowania wyjątku dla danej osoby. Przykładowo, jeżeli okres delegowania miałby przekroczyć dwa lata (np. przy delegowaniu na okres 30 miesięcy lub przy przedłużeniu delegowania z uwagi np. na opóźnienia w realizacji prac budowlanych) możliwe jest uzgodnienie o dalszym podleganiu pracownika pod system ubezpieczeń państwa delegowania. Podobnie w przypadku pracownika, który nie wykonuje „znacznej części pracy” w kraju swojego zamieszkania – możliwe jest ustanowienie dla niego wyjątku. Stosowanie tych regulacji ma jednak charakter uznaniowy i wymaga zgody każdej z instytucji ubezpieczającej.