Umowa o pracę zawarta na czas nieokreślony może być w każdym czasie wypowiedziana przez pracodawcę pod warunkiem, że istnieją uzasadnione przyczyny rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca nie może bez uzasadnionej przyczyny rozwiązać z pracownikiem umowy o pracę.
Celem zobowiązania pracodawcy do podania pracownikowi do wiadomości przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę jest umożliwienie mu obrony przed merytorycznie nieuzasadnionym rozwiązaniem stosunku pracy. Wskazanie w pisemnym oświadczeniu pracodawcy przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przesądza o tym, że spór przed sądem pracy toczy się tylko w granicach przyczyny podanej w pisemnym oświadczeniu pracodawcy.
Kodeks pracy nie zawiera katalogu przyczyn uzasadniających wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę, jednak zgodnie z utrwalonym już stanowiskiem doktryny, jak i orzecznictwa podana pracownikowi przyczyna musi być rzeczywista i konkretna (uchwała SN z dnia 27.06.1985r. sygn.akt. III PZP 10/85).
Przyczyna podana przez pracodawcę powinna być wyraźna i tak sformułowana, aby była czytelna dla pracownika. Pracownik powinien mieć bowiem możliwość stwierdzenia, czy jest ona prawdziwa, czy też nie. Powinien wiedzieć i rozumieć, z jakiego powodu pracodawca postanowił rozwiązać z nim umowę o pracę. Oznacza to, że pracodawca narusza przepis art. 30 § 4 k.p. podając przyczynę ogólnikową, nierzeczywistą lub fragmentaryczną (por. wyrok SN z dnia 4.12.1997 r. sygn. akt I PKN 419/97, wyrok SN z dnia 24.03.1999 r. sygn. akt I PKN 673/98).
W stosunku do pracowników na stanowiskach kierowniczych i samodzielnych należy stosować ostrzejsze kryteria oceny przyczyn uzasadniających wypowiedzenie. Jak zauważył Sąd Najwyższy „pracownikom na takich stanowiskach stawiane są wyższe wymagania niż pozostałym. W szczególności powinni oni wykazywać się większą inicjatywą i operatywnością, gdyż przede wszystkim ci pracownicy realizują zadania zakładu. Od dobrej bowiem organizacji pracy i sprawnego kierownictwa zależą w znacznej mierze wyniki działalności zakładu pracy. Odpowiadają oni także za brak efektów komórki organizacyjnej, którą kierują. Dlatego też ich zachowanie musi być oceniane według ostrzejszych kryteriów, co należy również odnieść do jednorazowych drobnych uchybień”.
Przyczyna powinna być aktualna, co oznacza, że odległe w czasie zdarzenie może zostać przez pracownika skutecznie zakwestionowane jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę. Jak trafnie podniósł Sąd Najwyższy w swoich wytycznych dotyczących wykładni art. 45 k.p. i praktyki sądowej stosowania tego przepisu w zakresie zasadności wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, „wypowiedzenie nie jest ograniczone terminem od ujawnienia przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Jeżeli jednak okoliczność uzasadniająca wypowiedzenie na skutek upływu czasu stała się nieaktualna ze względu na cel wypowiedzenia, może być ono nieuzasadnione” (uchwała SN z dnia 27 czerwca 1985 r. sygn. akt III PZP 10/85). W innym swoim rozstrzygnięciu Sąd Najwyższy zauważył, że „zbyt długie „przechowywanie” przyczyny potencjalnego wypowiedzenia wpływa negatywnie na stan psychiczny pracownika, potęguje niepewność i obawę o zatrudnienie. Należy zatem dążyć do minimalizacji tego okresu a przynajmniej ograniczenia do rozsądnych granic. Narastający stres i obawa o utratę pracy wpływa negatywnie na zdrowie pracownika, które przecież – jako jego dobro osobiste – wymaga ochrony na zasadzie art. 111 k.p. Nie negując, co wypada stanowczo podkreślić, prawa pracodawcy do ustalania składu załogi zgodnie z jego najlepiej pojętym interesem w ramach ryzyka osobowego, należy zapobiegać swoistemu przechowywaniu „haków” na pracownika i ich wykorzystywaniu w momencie korzystnym z innych względów dla pracodawcy.” (wyrok SN z dnia 23 listopada 2010 r. sygn. akt I PK 105/10).
Przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem powinna być zawarta w piśmie wypowiadającym tę umowę. Zgodnie jednak z najnowszym orzecznictwem SN nie jest konieczne wskazanie wszystkich okoliczności uzasadniających utratę zaufania do pracownika. Może mieć ona bowiem szersze podstawy niż fakty wymienione i ujęte ogólnie lub przykładowo w takim dokumencie. Co więcej samo wskazanie w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę utraty zaufania pracodawcy do pracownika wystarczająco konkretyzuje tę przyczynę, o ile pracownikowi znane były zarzuty, albowiem stawiane były wcześniej przez pracodawcę (por. wyrok SN z dnia 25.01.2005r., sygn.akt II PK 171/04, postanowienie SN z dnia 26.03.1998r. sygn.akt. I PKN 565/97).
Reasumując należy podkreślić, że zasadność wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę na czas nieokreślony powinna być oceniana w płaszczyźnie stwierdzenia, że jest to zwykły sposób rozwiązywania umowy o pracę. Pracodawca może bowiem zasadnie wypowiedzieć umowę w ramach realizacji zasady doboru pracowników w sposób zapewniający najlepsze wykonywanie realizowanych zadań (por. wyrok SN z dnia 2.10.1996r. sygn.akt I PRN 69/96).