Dla rozwiązania umowy o pracę, skutecznego i zgodnego z prawem, należy dochować szeregu wymogów. Wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną, zawierać wymagane przez przepisy prawa elementy, w tym – najbardziej problematyczną – przyczynę wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony. Przede wszystkim jednak, by wywołać skutek w postaci rozwiązania umowy o pracę, konieczne jest wręczenie wypowiedzenia pracownikowi. Działaniu temu potrafi zaś towarzyszyć sporo problemów „technicznych”.
W praktyce zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik odmawia pokwitowania przyjęcia pisma zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu jego umowy o pracę bądź odmawia przyjęcia (nawet chwycenia do ręki) takiego pisma. Czy wówczas konieczny jest pościg za pracownikiem po zakładzie i zmuszenie go do przyjęcia wypowiedzenia?
Przepisy samego kodeksu pracy nie wskazują rozwiązania, wskazując wyłącznie, że każda ze stron może rozwiązać umowę za wypowiedzeniem, a rozwiązanie umowy następuje z upływem okresu wypowiedzenia.
Na pomoc pracodawcy przychodzą odpowiednio stosowane regulacje kodeksu cywilnego. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę jest oświadczeniem woli, zatem do zasad jego składania zastosowanie mają reguły określone w art. 61 § 1 kc. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.
W naszej sytuacji powyższe oznacza, że już samo ustne poinformowanie pracownika o tym, że wręczane mu pismo zawiera wypowiedzenie umowy o pracę jest stworzeniem pracownikowi możliwości zapoznania się z treścią wypowiedzenia. Tym samym moment ten – zgodnie z art. 61 § 1 kc – jest chwilą skutecznego złożenia pracownikowi oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Jest tak nawet wówczas gdy pracownik odmawia przyjęcia takiego pisma. W razie sporu o to, czy lub kiedy pracownikowi wręczono wypowiedzenie, pracodawca będzie musiał udowodnić towarzyszące temu okoliczności, tj. datę złożenia oświadczenia oraz zachowanie pracownika. Z tego względu, najbezpieczniejszym dla pracodawcy rozwiązaniem jest wręczanie wypowiedzenia pracownikowi przez co najmniej dwie osoby, tak by obie one mogły zaświadczyć co do wskazanych powyżej okoliczności.
Powyższe zasady odnoszą się odpowiednio także do składania oświadczenia o wypowiedzeniu umowy listownie. Wówczas najlepiej wypowiedzenie przesłać listem poleconym – data odmowy odebrania listu przez pracownika (co jest odnotowywane przez listonosza) jest dniem złożenia pracownikowi wypowiedzenia.
Warto przy tym pamiętać, że od chwili wręczenia pracownikowi wypowiedzenia (złożenia oświadczenia w tym przedmiocie w rozumieniu art. 61 § 1 kc) biegnie nie tylko okres wypowiedzenia, ale i termin na wniesienie przez pracownika odwołania od wypowiedzenia do sądu pracy. W omawianej zaś sytuacji pracownik, który odmówił przyjęcia pisma z wypowiedzeniem umowy nie skorzystał ze stworzonej mu możliwości zapoznania się z wypowiedzeniem, które zawierało także pouczenie o sposobie wniesienia odwołania. W takim przypadku pracownik nie będzie mógł domagać się przywrócenia terminu do wniesienia odwołania wskazując, że nie został o tym terminie poinformowany przez pracodawcę – takie przywrócenie jest bowiem możliwe tylko wówczas, gdy do uchybienia terminowi dochodzi bez winy pracownika.