Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej, popularnie zwanego „trzynastką” regulują przepisy ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 1997 r. Nr 160 poz. 1080).
Pracownik nabywa prawo do dodatkowego trzynastego wynagrodzenia w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, ale przepracował co najmniej 6 miesięcy, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego.
Wynagrodzenie roczne wypłaca się pracownikowi nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Trzynasta pensja jest składnikiem obowiązkowym wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi dodatkowe trzynaste wynagrodzenie, jeśli nie zachodzą przyczyny pozbawiające pracownika prawa do tego świadczenia.
Pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia rocznego w 4 przypadkach ściśle określonych w ustawie, tj.:
1) w razie nie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy trwającej dłużej niż dwa dni;
2) w przypadku stawienia się pracownika do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości;
3) w sytuacji wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby.
4) w przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o prace bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Zgodnie z art. 4 ust. 1 przywołanej ustawy podstawę ustalenia wynagrodzenia rocznego stanowi suma trzech składników:
1) otrzymane w ciągu roku wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
2) wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy;
3) wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Wynagrodzenie roczne wynosi 8,5% ww. sumy.
W przedstawionym zagadnieniu istotny jest sposób obliczenia pierwszego z tych składników.
Zasady obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop nie uwzględnia się wynagrodzenia pobieranego za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Taką nieobecnością jest np. nieobecność spowodowana oddaniem krwi. Pracodawca jest bowiem obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy ora udzielania pracownikom zwolnień od pracy).
Z uwagi na to, że wynagrodzenia za czas ww. usprawiedliwionej nieobecności nie uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop, a więc i przy ustalaniu trzynastego wynagrodzenia, jego wysokość ulega odpowiedniemu zmniejszeniu.
Nie jest to jednak zła wola pracodawcy, ale tak stanowią powszechnie obowiązujące przepisy prawa.