Rozpoczynający się właśnie sezon urlopowy jest dobrą okazją do przypomnienia zasad ustalania stażu urlopowego pracowników, czyli stażu pracy wpływającego na wymiar urlopu wypoczynkowego, w którym uwzględnia się tzw. okresy zaliczalne. Warto bowiem pamiętać, że zastosowanie w tej kwestii znajdują nie tylko przepisy kodeksu pracy, ale i przepisy odrębne.
O wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego decyduje przede wszystkim jego staż pracy (art. 154 k..p.). Jeśli staż pracy pracownika:
1. jest krótszy nić 10 lat – przysługuje mu 20 dni urlopu,
2. wynosi co najmniej 10 lat – przysługuje mu 26 dni urlopu.
Dla obliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego do stażu pracy wlicza się wszystkie okresy poprzedniego pozostawania w stosunku pracy, bez względu na przerwy pomiędzy kolejnymi z nich, a także bez względu na sposób ustania stosunku pracy (art. 154[1] § 1 k.p.).
Warto zaznaczyć, iż okres wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, o dzieło) nie jest zaliczany do stażu urlopowego; podobnie – okres prowadzenia działalności gospodarczej.
Do omawianego stażu urlopowego wlicza się także okresy nauki (art. 155 k.p.) na następujących zasadach – z tytułu ukończenia:
1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
5. szkoły policealnej – 6 lat,
6. szkoły wyższej (studia licencjackie lub magisterskie) – 8 lat.
Powyższe okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Oznacza to, że w przypadku ukończenia studiów do stażu urlopowego wlicza się „tylko” 8 lat, już bez odrębnego wliczania 4 lat za ukończenie liceum.
W dalszych przepisach kodeksu pracy, a także poza nim, przewidziane są inne przypadki okresów zaliczalnych. Okresy te są uwzględniane przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, o ile spełnione są przewidziane w odnośnych przepisach warunki. Spośród okresów tych najczęściej w praktyce spotyka się:
1. okres, o który skrócono okres wypowiedzenia umowy o pracę pod warunkiem, że przysługiwało za niego odszkodowanie (art. 36[1] k.p.),
2. okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi na czas pracy u innego pracodawcy (art. 174[1] k.p.),
3. okres urlopu wychowawczego (art. 186[5] k.p.),
4. okres czynnej służby wojskowej (ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej),
5. okres służby zastępczej (ustawa z dnia 28 listopada 2003 roku o służbie zastępczej),
6. okres pracy w gospodarstwie rolnym (ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy),
7. okres urlopu bezpłatnego udzielonego związkowcowi w celu pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy (ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych),
8. okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych oraz określonych stypendiów (ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy),
9. okres pracy nakładczej (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą).
W celu zaliczenia danego okresu do stażu urlopowego pracownik powinien go udokumentować – w tym celu powinien dostarczyć pracodawcy odpowiednie dokumenty. Podkreślenia jednak wymaga, iż obowiązek ten ma charakter wtórny – okresy te wpływają bowiem na wymiar urlopu wypoczynkowego z mocy samego prawa. Realizacja tego prawa jest możliwa jednak dopiero po przedstawieniu przez pracownika odpowiednich dokumentów, przy czym jest ona także ograniczona trzyletnim terminem przedawnienia, na które może powołać się pracodawca. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają bowiem przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.).
Przykładowo, pracownik zatrudniony już od dwóch lat dostarczył pracodawcy dokumenty potwierdzające odbycie czynnej służby wojskowej. Po uwzględnieniu okresu tej służby okazało się, że pracownikowi przysługuje urlop w wyższym 26-dniowym wymiarze już od roku. Pracodawca powinien zatem naliczyć ten urlop odpowiednio do uprawnień pracownika także za rok przeszły i udzielić mu go w roku bieżącym.