Każdy pracodawca ma obowiązek określić obowiązującą jego pracowników porę nocną. Jest to szczególnie pomocne w sytuacji rozliczania wynagrodzenia za pracę przypadającą właśnie w nocy. Problematyczne mogą się również okazać ewentualne roszczenia pracowników wynikające z pracy w godzinach nocnych.
Zgodnie z art. 1517 § 1. k.p. – pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00.
Każdy pracodawca ma zatem obowiązek określić obowiązującą jego pracowników porę nocną obejmującą osiem kolejnych godzin przypadających w ww. przedziale. Co do zasady informacja ta powinna być zawarta w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie posiada tego aktu wewnętrznego, wówczas o porze nocnej musi poinformować załogę w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia udzielanej na podstawie art. 29 § 3 k.p. Pora nocna nie musi być określona pełnymi godzinami oraz w sposób identyczny dla całej załogi. Należy jednak zauważyć, iż zapewnienie „pokrycia” pory nocnej z nocną zmianą ułatwi rozliczenie wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę na tej zmianie.
Pracującym w nocy nie jest tylko pracownik, którego 100% czasu pracy przypada na porę nocną. W myśl art. 1517 § 2 k.p. wystarczy, aby rozkład czasu pracy obejmował w każdej dobie minimum 3 godziny pracy w porze nocnej lub aby co najmniej ¼ czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypadała na porę nocną.
W stosunku do pracodawców zatrudniających w porze nocnej ustawodawca wprowadza określone ograniczenia. Zgodnie z art. 1517 § 3 k.p. pracujący w nocy, którzy wykonują prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym, nie mogą pracować więcej niż 8 godzin na dobę. Wykaz tego typu prac określa pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkowa albo przedstawicielami pracowników, po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami. Wymienione wyżej ograniczenie dobowej liczby godzin pracownika pracującego w nocy, jeśli powierzono mu pracę ujętą w ww. wykazie, nie obowiązuje (w myśl art. 1517 § 5 k.p.):
- pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Kolejne ograniczenie dotyczy grupy osób, których nie można zatrudniać w porze nocnej. Bezwzględny zakaz pracy w porze nocnej obejmuje kobiety w ciąży oraz pracowników młodocianych. Z kolei w przypadku pracowników opiekujących się dziećmi do lat 4 zatrudnianie ich w porze nocnej możliwe jest tylko za ich zgodą.
Pracodawca ma obowiązek rekompensowania pracownikom wykonywania zadań w porze nocnej. Za każdą godzinę przepracowaną w porze nocnej pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku (w bieżącym roku wynosi ono 1600,00 zł brutto, zaś od dnia 1 stycznia 2014 roku będzie to 1680,00 zł brutto). Oczywiście pracodawca może ustalić przedmiotowy dodatek na wyższym poziomie. Wysokość dodatku za jedną godzinę pracy w nocy będzie więc różna w poszczególnych miesiącach, gdyż zależy od wymiaru godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.