Podstawową zasadą, odnoszącą się do urlopów jest to, że wykorzystuje go się w sposób nieprzerwany (art. 152 § 1 kp). Jeżeli więc pracownik rozpoczął urlop, to co do zasady powinien na nim przebywać w wyznaczonym okresie. Odwołanie z urlopu (art. 167 § 1 kp) jest ostatecznością, do której pracodawca może sięgnąć w wyjątkowych okolicznościach. Swoim charakterem takie odwołanie jest podobne do przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę, gdyż w gruncie rzeczy sprowadza się do tego samego – zmiany terminu urlopu pracownika.
Przesłanki przerwania urlopu wypoczynkowego pracownika
Przesłanki, które zezwalają na odwołanie pracownika z urlopu, są w zasadzie podobne do tych, które obowiązują w przypadku przesuwania terminu przez pracodawcę. Tak więc:
- muszą wystąpić okoliczności, które były nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu;
- okoliczności te wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy.
Podobnie jak w przypadku przesunięcia urlopu chodzi w istocie o sytuacje naprawdę wyjątkowe, gdy obecność danego pracownika jest niezbędna z punktu widzenia zakładu pracy – np. awaria ważnej maszyny czy też niezapowiedziana kontrola. W odróżnieniu jednak od przesunięcia terminu rozpoczęcia urlopu, w przypadku odwołania pracownika z wypoczynku niezbędne jest, by przesłanka to uzasadniająca była nieprzewidziana w chwili jego rozpoczęcia.
Odwołanie z urlopu jako wyjątek od reguły
Dopuszczalność podjęcia decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu przez pracodawcę uzależniona jest od tego, czy obecność pracownika jest „wymagana”. W związku z tym, że odwołanie jest wyjątkiem od zasady nieprzerywalności urlopu, to pojęcie „wymagana” należy interpretować ściśle. Tak więc za taką można będzie uznać sytuację, w której nieobecność pracownika uniemożliwiłaby lub istotnie ograniczyłaby możliwości normalnego funkcjonowania zakładu pracy.
Skuteczne poinformowanie pracownika o odwołaniu urlopu
Odwołanie z urlopu leży w gestii pracodawcy, jest to jego decyzja. Musi być ona zakomunikowana pracownikowi w sposób jasny i oczywisty. Nie można więc zaakceptować sytuacji, w której pracodawca będzie oczekiwał od pracownika, że ten domyśli się, iż powinien wrócić do pracy. W interesie pracodawcy leży więc to, aby skutecznie poinformować pracownika. Przykładowo, samo wysłanie wiadomości mailowej na służbową skrzynkę pocztową nie wystarczy, gdyż pracownik zasadniczo nie ma obowiązku jej kontrolowania w trakcie urlopu wypoczynkowego (wyrok SN z 8 marca 2017 r., II PK 26/16).
Odwołanie z urlopu jako polecenie służbowe
Poinformowanie pracownika o odwołaniu z urlopu i obowiązku stawienia się na stanowisku pracy jest traktowane jako polecenie służbowe, tak więc jego niewypełnienie może wiązać się z nałożeniem kar na pracownika. Wszelkie wątpliwości co do tego, czy odwołanie z urlopu było słuszne, rozstrzygać będzie sąd pracy.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem urlopu
Najczęściej urlop wypoczynkowy wykorzystywany jest na wyjazdy turystyczne lub rekreacyjne. W związku z tym wiele osób wykupuje wycieczki, rezerwuje hotele i pensjonaty. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na odwołanie pracownika z urlopu będzie on zobowiązany do zwrócenia pracownikowi wszelkich kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem go z urlopu.
Jeżeli więc pracodawca ściągnie pracownika przebywającego na dwutygodniowej wycieczce objazdowej po Chinach, to zobowiązany będzie do pokrycia wszelkich kosztów związanych z niewykorzystaną częścią urlopu, a których to pracownik nie jest w stanie odzyskać (np. bezzwrotne zaliczki na poczet zakwaterowania). Ponadto, musi zwrócić pracownikowi koszty powrotu na stanowisko. Chodzi generalnie o zwrot wszelkich kosztów, których pracownik nie poniósłby gdyby nie został odwołany z urlopu. W tej sytuacji pracownik powinien te koszty udokumentować, zachowując paragony, potwierdzenia płatności itp.
Udzielenie niewykorzystanej części urlopu
W przypadku odwołania pracownika z urlopu przyjmuje się, że pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem udzielenie mu niewykorzystanej części urlopu – analogicznie, jak w przypadku przesunięcia terminu urlopu. Oznacza to, że bez – choćby dorozumianej – zgody pracodawcy pracownik nie może kontynuować urlopu, z którego został odwołany.
Możliwość skrócenia urlopu przez pracownika
Przepisy Kodeksu pracy nie odnoszą się jasno do sytuacji, w której pracownik chciałby wrócić do pracy już po rozpoczęciu urlopu. Sytuację taką jednak specjaliści w zakresie prawa pracy uznają za dopuszczalną.
Urlop udzielany jest albo na podstawie planu urlopów, albo na podstawie indywidualnego uzgodnienia z pracodawcą, czyli zawsze jest efektem pewnych ustaleń pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Skoro więc urlopu udziela się w drodze porozumienia z pracodawcą, to w drodze takiego porozumienia można postanowić o skróceniu urlopu. Pracodawca jednak nie ma obowiązku uwzględnić żądania pracownika, albowiem ponosi on odpowiedzialność za nie udzielenie przysługującemu pracownikowi urlopu.