Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej k.p.) reguluje dwa rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika względem pracodawcy: odpowiedzialność tzw. ogólną za szkodę wyrządzoną pracodawcy, z winy umyślnej bądź nieumyślnej (art. 114-122 k.p.) oraz odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia (art. 124-127 k.p.).
Odpowiedzialność materialna pracownika, tzw. ogólna za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, jest odpowiedzialnością majątkową pracownika. Pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie art. 114–122 k.p. wówczas, gdy pracodawca udowodni okoliczności uzasadniające tę odpowiedzialność.
Okoliczności te to, po pierwsze bezprawność, czyli niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych, które ma miejsce w sytuacji, gdy pracownik działa sprzecznie z ciążącym na nim obowiązkiem lub gdy nie podejmuje się działań, mimo że jest do nich zobowiązany;
Po drugie winę pracownika, która może być winą umyślną tj., gdy pracownik naruszając obowiązek pracowniczy chce wyrządzić pracodawcy szkodę bądź poprzez naruszenie obowiązku pracowniczego godzi się na wyrządzenie takiej szkody lub może mieć postać winy nieumyślnej, tj. kiedy pracownik, mimo że ją przewiduje, nie ma zamiaru wyrządzenia pracodawcy szkody, jednakże całkowicie nieuzasadnienie przypuszcza, iż jej nie wyrządzi bądź w ogóle jej nie przewiduje, mimo że mógł ją przewidzieć,
Po trzecie wysokość rzeczywistej szkody, która wynika z wyrządzenia szkody w majątku pracodawcy. Może m.in. polegać na zmniejszeniu aktywów pracodawcy (np. zniszczenie towaru) bądź na zwiększeniu jego pasywów (np. wypłata odszkodowania klientowi z powodu opóźnienia w dostawie towaru z winy pracownika). W tym miejscu warto podkreślić, iż w przypadku zniszczenia się rzeczy związanej z normalnym i zwyczajowo przyjętym użytkowaniem, nie mamy do czynienia ze szkodą pracodawcy;
Po czwarte naturalny związek przyczynowy między szkodą a zachowaniem pracownika. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego pracownik, na podstawie art. 114 k.p ponosi odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez pracodawcę tylko w razie zawinionego niewykonania obowiązków pracowniczych, pozostającego w związku przyczynowym ze szkodą (wyrok SN z dnia 11 maja 1977 r., IV PR 109/77)
Na pracodawcy, zgodnie z przepisami prawa, spoczywa zatem ciężar dowodu. To pracodawca winien udowodnić powstanie szkody i jej wysokość, winę pracownika oraz związek przyczynowy między szkodą a zachowaniem pracownika. Tylko razie udowodnienia w/w przesłanek i na tej podstawie wyrządzenia pracodawcy szkody przez pracownika, pracodawca może dochodzić odszkodowania. Niemniej jednak ograniczona jest tylko do formy pieniężnej.
Odszkodowanie na rzecz pracodawcy ustala się w wysokości wyrządzonej przez pracownika szkody, jednakże nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. (art. 119 k.p.) Pracodawca nie może zatem dochodzić wyższego odszkodowania od kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia. Zgodnie bowiem z uchwałą Sądu Najwyższego Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 29 grudnia 1975 r. (sygn. akt: V PZP 13/75) Odszkodowanie, o którym mowa w art. 119 § 1 k.p., ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, w granicach rzeczywistej straty zakładu pracy. Ograniczone jest ono do 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Wynagrodzenie pracownika ustala się na podstawie pobieranych przez niego zarobków w poszkodowanym zakładzie w dacie wyrządzenia szkody, według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Powyższy przepis nie ma zastosowania, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził pracodawcy szkodę. Wówczas bowiem jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. (art. 122 k.p.) W takiej sytuacji mamy zatem do czynienia z nieograniczoną odpowiedzialnością materialną pracownika.
Niemniej jednak pracodawca nie może w każdej sytuacji, mimo ziszczenia się w/w przesłanek wykazywać odpowiedzialności pracownika za wyrządzona mu szkodę. Pracownik nie ponosi bowiem odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo jej zwiększenia oraz nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka. (art. 117 k.p.)
Poza tym, w razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych. (art. 118 k.p.). Nadto trzeba zauważyć, iż pracownik ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa swoich działań lub zaniechań, z których wynikła szkoda. Przypadkowy zbieg okoliczności, który spowodował zwiększenie szkody nie ma wpływu na odpowiedzialność pracownika. Także w przypadku gdy poczytalność pracownika jest wyłączona, pracodawca nie może dochodzić odszkodowania od pracownika.
Powyższe regulacje mają również zastosowanie w razie wyrządzenia przez pracownika szkody osobie trzeciej, tj. podmiotowi nie będącemu pracownikiem ani pracodawcą (art. 120 k.p.). W takiej sytuacji zobowiązany do naprawienia szkody będzie pracodawca któremu, w momencie naprawienia szkody osobie trzeciej przysługiwać będzie roszczenie regresowe w stosunku do pracownika.