Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie ustalonego w zakładzie czasu pracy. Niestawienie się pracownika do pracy jest dopuszczalne jedynie w sytuacji zwolnienia z obowiązku jej świadczenia albo wymaga usprawiedliwienia. Przedmiotowe kwestie uregulowane są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60 poz. 281 z późn. zm.).
Nieobecność może być spowodowana zwolnieniem od pracy przez pracodawcę; nieobecność ma wówczas charakter następczy i jest wynikiem decyzji pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy w przypadkach wskazanych w kodeksie pracy, aktach wykonawczych do kodeksu pracy lub innych przepisach prawa. Nieobecność może być wywołana także wyjątkowymi sytuacjami, których z reguły nie da się przewidzieć, a obowiązkiem pracownika jest wówczas usprawiedliwienie tej nieobecności.
Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są: 1) zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także 2) inne przypadki niemożności wykonywania pracy, wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Za przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika z mocy prawa zostały uznane:
- choroba pracownika,
- kwarantanna lub izolacja w związku z podejrzeniem choroby zakaźnej,
- choroba dziecka lub innego członka rodziny,
- wezwanie pracownika do osobistego stawiennictwa przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję,
- nieprzewidziane zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły, do której uczęszcza dziecko pracownika,
- odbywanie podróży w godzinach nocnych poprzedzających dzień pracy.
Ww. okoliczności zawsze muszą zostać uwzględnione przez pracodawcę.
Przyczyny nieobecności w pracy – inne niż wynikające z przepisów prawa pracy – to przyczyny wskazane przez pracownika, mogące wynikać z okoliczności osobistych, rodzinnych, losowych.