Pracodawca musi pamiętać, że w okresie zimowym (od początku listopada do końca marca) pracownicy mają prawo do napojów i posiłków profilaktycznych. W jakich sytuacjach mogą się ich domagać? Kiedy pracodawca może je odliczyć od podatku?
Spośród wielu obowiązków ciążących na pracodawcy względem pracownika, pracodawca nie może zapominać, że oprócz wynagrodzenia i odpowiednich warunków do pracy pracownik powinien mieć możliwość zaspokojenia swoich fizjologicznych potrzeb – w tym m.in. zaspokojenia głodu oraz pragnienia. Niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy, pracodawcy muszą zapewniać pracownikom wodę lub inne napoje do picia. W warunkach szczególnie uciążliwych obowiązek ten zostaje rozciągnięty na tzw. napoje i posiłki profilaktyczne Zwłaszcza w okresie zimowym zapewnienie ciepłych napojów pracownikom narażonym na szczególnie niesprzyjające warunki atmosferyczne staje się niezwykle istotne, gdyż ich brak może doprowadzić do poważnych konsekwencji dla zdrowia i życia pracowników. Powyższe obowiązki pracodawców, a uprawnienia pracowników wynikają bezpośrednio z przepisów prawa pracy.
Gdzie szukać regulacji
Ustawodawca za okres zimowy uznaje czas od 1 listopada do 31 marca i łączy z nim potrzebę szczególnej troski nad pracownikami wykonującymi swoje obowiązki na otwartej przestrzeni. Ową sytuację reguluje kodeks pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, które konkretyzuje przepisy k.p. I tak pracodawca ma obowiązek zapewnić:
– co najmniej jeden ciepły posiłek, którego wartość energetyczna wynosi około 1000 kalorii,
– napoje, których ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywanej pracy.
Obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych pracownikom pracującym na otwartej przestrzeni, doznaje jednak pewnego ograniczenia, ponieważ odnosi się jedynie do pracowników, którzy wykonują wysiłek fizyczny powodujący znaczący wydatek energetyczny oraz są zatrudnieni na otwartej przestrzeni w okresie zimowym i spalają: w przypadku mężczyzn – ponad 1500 kcal, a w przypadku kobiet – 1000 kcal. Szczegółowe zasady wydawania oraz przyrządzania posiłków, a także zakres uprawnionych do nich pracowników, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. W przypadku braku organizacji związkowej w zakładzie pracy, pracodawca ustala te zasady samodzielnie po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Innym rozwiązaniem dla pracodawcy jest dostarczanie pracownikom produktów do samodzielnego przyrządzenia posiłków oraz zapewnienie warunków higieniczno-sanitarnych do ich przygotowywania oraz spożywania. Brak warunków do przygotowania i spożywania posiłków na terenie zakładu pracy nie jest jednak usprawiedliwieniem. W takich sytuacjach pracodawca jest zobowiązany do zakupienia posiłków np. w punkcie gastronomicznym, zapewniając możliwość ich spożycia w trakcie pracy.
Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po trzech lub czterech godzinach pracy. Takie posiłki powinny zawierać od 50% do 55% węglowodanów, około 30–35% tłuszczów oraz 15% białek, a suma ich wartości energetycznej powinna wynosić ok. 1000 kalorii. Napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej w ilości zaspokajającej ich potrzeby. Należy pamiętać, że zatrudniający nie może zwolnić się z obowiązku wydawania posiłków i napojów pracownikom, wypłacając w zamian ekwiwalent pieniężny.
Posiłki a podatek
Pracodawcy dokonując zakupów posiłków i napojów dla pracowników realizują nałożony na nich przez ustawodawcę obowiązek, co umożliwia im zaliczenie ich do kosztów podatkowych.
Jednakże możność pokrycia wydatków na jedzenie i picie dla pracowników nie nastąpi, gdy pracodawca zamiast nich wyda pracownikowi surogat w postaci wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za posiłki i napoje lub zwróci pracownikom kosztów poniesionych na ich zakup. Ponieważ, jak już przedstawiono powyżej, posiłki profilaktyczne i napoje dla pracowników mogą być nabywane w różny sposób, właśnie od sposobu nabycia będzie zależało, czy podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych zakupów. Tylko udokumentowane nabycie posiłków w formie cateringowej, w ramach usług stołówkowych, czy jako zakup artykułów spożywczych stanowi podstawę do odliczenia VAT. Wówczas podatnik może odliczyć VAT naliczony od kwoty podatku należnego.