Monitoring w prawie pracy jest tematem kontrowersyjnym, bowiem nie istnieje żaden przepis, który regulowałby wprost możliwość oraz sposób monitorowania pracowników. Czy jednak brak bezpośredniej regulacji sprawia, że pracodawca nie może stosować monitoringu?
Przed udzieleniem odpowiedzi na to pytanie, należy zwrócić uwagę, że pracodawca posiada uprawnienie do kontroli pracowników. Chociażby w zakresie zasad bezpieczeństwa czy zapobiegania kradzieżom mienia. Jednak w opozycji do tego uprawienia, mamy prawo pracownika do prywatności, a także kwestię ochrony jego danych osobowych, czy dóbr osobistych np. prywatności.
Rodzaje monitoringu
Należy przy tym pamiętać, że monitoring w prawie pracy nie oznacza tylko obserwacji pracowników poprzez instalacje kamer w zakładzie (monitoring wizyjny). To także możliwość przeglądu korespondencji służbowej pracownika, sprawdzanie wykazów połączeń wykonanych za pomocą telefonu służbowego, instalacja urządzeń rejestrujących dane zdarzenia drogowe, monitorowanie stron przeglądanych przez pracowników w Internecie czy ewidencja wejść i wyjść z pracy.
Usprawiedliwiony cel
Pracodawca może stosować wszystkie wymienione formy monitoringu przy spełnieniu podstawowej przesłanki. Mianowicie monitoring musi być stosowany jedynie w sytuacji, w której pracodawca wykaże, że ma w tym swój uzasadniony cel i nie można go osiągnąć innym sposobem. Ponadto, pracownik musi mieć świadomość, że wobec niego stosowany jest monitoring (zasada transparentności). Co istotne, stosowany monitoring musi być adekwatny i proporcjonalny do osiągnięcia usprawiedliwionego celu.
Z tego względu kontrowersyjny wydawać się może monitoring wejść i wyjść pracowników, który w bazie danych przechowywać będzie informacje o liniach papilarnych. Pracodawca w tym wypadku celem kontroli czasu faktycznego rozpoczęcia dnia pracy przez podwładnych, wprowadza taki system ewidencji. Polega on na tym, że przy każdym wyjściu i wejściu, pracownik przykłada palec do skanera linii papilarnych. Konsekwencją jest zbieranie przez pracodawcę od wszystkich pracowników informacji biometrycznych. Nie trudno zarzucić firmie w tym wypadku, że ten sam cel można osiągnąć, korzystając z systemów bazujących na kartach magnetycznych.
Jak najbardziej, pracodawca ma prawo kontrolować czy pracownicy faktycznie przebywają na terenie zakładu w wyznaczonych godzinach pracy. Jednak opisany powyżej przykład nie zasługuje na aprobatę. Zbytnio ingeruje on bowiem w prawa pracownika, ponieważ dane biometryczne zaliczane są do tzw. szczególnych kategorii danych osobowych (na gruncie RODO jest to odpowiednik pojęcia danych osobowych wrażliwych). Pracodawca, nawet jeśli uzyska wyraźną zgodę pracownika, nie powinien ich przetwarzać, jeśli dany cel można uzyskać w sposób mniej ingerujący w dobra osobiste jego pracowników.
Zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy
Pracodawca, decydując się na stosowanie w jakiejkolwiek formie monitoringu wobec pracowników, powinien zadbać o to, by każdy z pracowników zapoznał się ze szczegółowo określonymi zasadami monitoringu oraz aby miał stały, łatwy wgląd w te zasady. Zatem, wszelkie kwestie związane z monitorowaniem pracowników muszą znaleźć się w regulaminie, układzie zbiorowym pracy, porozumieniu zbiorowym lub ostatecznie w dokumencie, ogłoszonym w sposób zwyczajowy w danym zakładzie pracy. Najważniejsze jest jednak to, by każdy pracownik z nim się zapoznał i miał do niego łatwy dostęp.
Ochrona praw pracownika
Pamiętać jednak należy, że stosując monitoring, pracodawca musi zadbać nie tylko o brak naruszeń w zakresie danych osobowych. Pracodawca ma także obowiązek chronić prywatność pracownika i nie może naruszać jego dóbr osobistych. Stąd też wszelki monitoring musi być ściśle związany z pracą. O ile możliwe jest kontrolowanie korespondencji zaadresowanej na Jana Kowalskiego pracownika konkretnej firmy wskazanej z nazwy, o tyle list zaadresowany do Jana Kowalskiego, nawet dostarczone do siedziby firmy nie może zostać otwarty przez inną osobę niż adresat.
Co więcej, monitoring może być zainstalowany jedynie w pomieszczeniach, które służą do wykonywania poleceń pracodawcy. Zatem, umieszczenie kamer w pokoju socjalnym czy toalecie, nigdy nie będzie prawnie usprawiedliwione.
RODO – nowa regulacja w zakresie ochrony danych osobowych
Stosowanie powyższych przesłanek jest niezwykle istotne w świetle nadchodzących zmian w zakresie ochrony danych osobowych. Monitowanie pracowników w jakiejkolwiek formie stanowi przetwarzanie ich danych osobowych, zatem w tym celu należy stosować się do zasad wprowadzonych przez RODO. Przepisy te wejdą w życie już w maju 2018 roku, a za brak przestrzegania zapisów rozporządzenia grożą kary do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy czy też grupy kapitałowej. Przetwarzanie musi być stosowane zgodnie z zasadą:
• adekwatności (sam cel musi usprawiedliwiać przetwarzanie, a wybrana metoda musi być najodpowiedniejsza do osiągnięcia tego celu),
• proporcjonalności (wybrana metoda ograniczy do minimum, przetwarzanie danych, które są zbędne do osiągnięcia celu),
• transparentności (pracownicy muszą mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi), a administrator – pracodawca, ma obowiązek informacyjny w tym zakresie.
Jakie dane osobowe pracownika chronić
Dane osobowe to nie tylko imię, nazwisko i numery identyfikacyjne. Danymi w obliczu obowiązującej regulacji, są wszelkie informacje umożliwiające ustalenie tożsamości osoby, której dane ta dotyczą. Można tutaj wskazać na: adres mailowy zawierający imię i nazwisko osoby, jej zdjęcia lub nagrania wideo, PESEL, dane wrażliwe takie, jak: przynależność do związków zawodowych, informacje o chorobach zawodowych itp.
Nagrania z monitoringu
Materiały zarejestrowane przez kamery zainstalowane w pracy, podlegają ochronie ze względu na przechowywane dane osobowe. Pracodawca, administrator danych osobowych swoich pracowników, zgodnie z rozporządzeniem unijnym, musi zadbać o bezpieczeństwo nagrań (zabezpieczyć je przed niepowołanym dostępem). W obliczu rozwijającej się technologii ważne jest, by już na etapie nagrywania zabezpieczyć system monitoringu przed dostępem z zewnątrz. Pracodawca powinien przechowywać nagrany materiał wyłącznie przez okres niezbędny dla realizacji celu, w którym był on gromadzony, a następnie trwale go usunąć.
Administrator danych, w tym przypadku pracodawca, ma obowiązek wybrać usługi gwarantujące wdrożenie odpowiednich środków. Mowa o środkach technicznych i organizacyjnych, które zapewnią przetwarzanie danych osobowych zgodnie ze standardami rozporządzenia unijnego.
Podsumowanie
Stosowanie monitoringu w miejscu pracy, wymaga ścisłego przestrzegania zasad dotyczących praw pracownika wynikających nie tylko z ochrony jego dóbr osobistych, ale też z ochrony jego danych osobowych. W obliczu nowej regulacji dotyczącej ochrony danych osobowych, dalsze poprawne stosowanie monitoringu będzie wymagało kontroli zgodności stosowanych metod z zasadami przetwarzania danych osobowych.