Niejednokrotnie zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, może być korzystne utworzenie w zakładzie pracy, w sytuacji zaistnienia sporu między pracodawcą a pracownikiem – komisji pojednawczych. Głównym celem powołania komisji pojednawczej jest ugodowe i szybkie zakończeniu sporu. Logicznym jest bowiem, iż taka komisja jest w stanie szybciej i w sposób mniej sformalizowany rozwiązać spór między stronami stosunku pracy.
Co prawda obecnie, powyższe komisje są rzadko powoływanie w zakładach pracy, ich powoływanie jest bowiem fakultatywne, niemniej jednak ich waga, z racji przeciągających się sporów sądowych trwających niejednokrotnie kilka lat, jak również potencjalnych kosztów zastępstwa procesowego, powinna być dla pracodawcy istotna. Tym bardziej, iż powołanie komisji pojednawczej jest niezależne od charakteru zakładu pracy, tj. czy ma charakter prywatny, państwowy, jak również od ilości zatrudnionych pracowników. Stąd możliwość ich powołania jest praktycznie nieograniczona, z korzyścią dla pracodawcy.
Zgodnie z art. 244 § 1 k.p., w celu polubownego załatwiania sporów o roszczenia pracowników ze stosunku pracy mogą być powoływane komisje pojednawcze. Komisje będą zatem powoływane zazwyczaj do rozwiązania sporów dotyczących m.in. wynagrodzenia czy rozwiązania stosunku pracy. Taką komisję powołują jednakże wspólnie pracodawca i zakładowa organizacja związkowa. W sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, komisję pojednawczą powołuje pracodawca, po uzyskaniu pozytywnej opinii pracowników.
Podmioty uczestniczące w powołaniu komisji, ustalają również wspólnie zasady i tryb powołania komisji, czas trwania kadencji czy liczbę członków komisji. Członkiem komisji pojednawczej może być każdy pracownik zatrudniony u danego pracodawcy, poza:
- osobą zarządzającą, w imieniu pracodawcy, zakładem pracy,
- głównym księgowym,
- radcą prawnym,
- osobą prowadzącą sprawy osobowe, zatrudnienia i płac.
Osoby, które zostały powołane do komisji pojednawczej wybierają ze swojego grona przewodniczącego, zastępców oraz ustalają regulamin. Komisja pojednawcza przeprowadza postępowanie pojednawcze w zespołach, które składają co najmniej z 3 członków. Sprawowanie obowiązków członka komisji pojednawczej jest funkcją społeczną, jednakże pracownicy wybrani do komisji, zachowują równocześnie prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, w związku z udziałem w pracach komisji.
Warto podkreślić, iż wszystkie koszty związane z działalnością komisji pojednawczych, w tym warunki lokalowe oraz środki techniczne umożliwiające właściwe jej funkcjonowanie obciążają każdorazowo pracodawcę.
Trzeba nadmienić, iż postępowanie pojednawcze prowadzone przed komisją uzależnione jest od wniosku pracownika zgłoszonego na piśmie lub ustnie do protokołu. Bez znaczenia jest funkcja jaką pełni pracownik. Istotne jest tylko, by to pracownik złożył wniosek a nie pracodawca albowiem jemu nie przysługuje możliwość dochodzenia swoich roszczeń przed komisją pojednawczą.
Co równie istotne, w momencie wpływu wniosku do komisji (na wniosku stwierdza się datę jego wpływu) terminy określone w art. 264 k.p. ulegają przerwaniu, a zatem po bezskutecznym zakończeniu postępowania pojednawczego biegną na nowo. Tyczy się to 7-dniowego terminu na odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę oraz 14 –dniowego terminu na odwołanie od rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub od wygaśnięcia umowy o pracę.
Powołana komisja pojednawcza powinna dążyć, aby załatwienie sprawy w drodze ugody nastąpiło w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. W sprawie dotyczącej rozwiązania, wygaśnięcia lub nawiązania stosunku pracy, o których mowa w art. 264, wniosek do komisji pojednawczej wnosi się przed upływem terminów określonych w tym przepisie. Wówczas postępowanie pojednawcze kończy się z mocy prawa z upływem 14 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Z kolei w innych sprawach – z upływem 30 dni od dnia złożenia wniosku. (art. 251 k.p.). Działanie komisji pojednawczej nakierunkowanie jest zatem na szybkie rozstrzygnięcie sporu, bez zbędnej zwłoki.
W sytuacji, gdyby udało się zawrzeć ugodę – co powinno być najbardziej pożądane przez strony sporu, jej treść wpisuje się do protokołu posiedzenia zespołu, który podpisują członkowie zespołu i strony, tj. pracownik i pracodawca. Treść ugody powinna być jasna i przejrzysta. Nie może być przy tym sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albowiem Sąd odmówi nadania jej klauzuli wykonalności. Niemniej jednak jeżeli postępowanie przed komisją pojednawczą nie doprowadzi do zawarcia ugody, komisja może – na żądanie pracownika, zgłoszone w terminie 14 dni od dnia zakończenia postępowania pojednawczego, przekazać niezwłocznie sprawę sądowi pracy. W takiej sytuacji, wniosek pracownika o polubowne załatwienie sprawy przez komisję pojednawczą zastępuje pozew. Pracownik może jednakże, zamiast zgłoszenia tego żądania, wnieść pozew do sądu pracy na zasadach ogólnych (art. 253 k.p.). Kiedy natomiast pracodawca nie będzie respektował zawartej ugody, podlega ona wykonaniu w trybie przepisów kodeksu postępowania cywilnego, po nadaniu jej przez sąd pracy klauzuli wykonalności.
Wydaje się zatem, iż powołanie komisji pojednawczej w zakładzie pracy, powinno być wyjątkowo korzystne zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Komisja bowiem umożliwia szybkie rozstrzygnięcie sporu, bez ingerencji Sądu. Również pracodawca nie jest narażony na tak duże koszty, do których zapłacenia, może być zobligowany w przypadku przegrania sporu z pracownikiem przed Sądem Pracy.