Pracownik ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że nabywa on co roku (niejako na nowo) prawo do urlopu w przysługującym mu wymiarze. Przykładowo – Jan Kowalski pracujący u tego samego pracodawcy kolejny rok na umowie o pracę na czas nieokreślony z dniem 1 stycznia 2014 roku nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Celem ustawodawcy było przy tym, aby pracownik wykorzystywał urlop wypoczynkowy w tym samym roku, w którym nabył do niego prawo. Nasz Jan Kowalski powinien zatem – w modelowej sytuacji – wykorzystać wszystkie 26 dni urlopu w 2014 roku.
Jeśli natomiast takie wykorzystanie urlopu nie byłoby możliwe, to pracownik zachowuje prawo do wykorzystania tego urlopu w kolejnym roku kalendarzowym, przy czym z dniem 1 stycznia urlop przysługujący za rok poprzedni określa się mianem właśnie urlopu zaległego. W naszej sytuacji, gdyby Jan Kowalski w 2014 roku wykorzystał tylko 14 dni urlopu wypoczynkowego, to pozostałe 12 dni przysługiwałoby mu w 2015 roku jako „urlop zaległy”; niezależnie od tego z dniem 1 stycznia 2015 roku nabyłby on prawo do kolejnych 26 dni urlopu (za 2015 rok).
Dość powszechnie wiadomym jest, iż pracodawca powinien udzielić pracownikowi takiego zaległego urlopu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Zaznaczyć przy tym warto, iż wskazany termin wykorzystania zaległego urlopu obowiązuje od 2012 roku; wcześniej był on krótszy – pracownik powinien był go wykorzystać do końca marca. Jan Kowalski wykorzystujący urlop w 2015 roku będzie w pierwszej kolejności wykorzystywał dni urlopu zaległego – dopiero po ich wyczerpaniu rozpoczęta zostanie pula urlopowa przysługująca mu za 2015 rok.
Mniej oczywista bywa natomiast odpowiedź na pytanie o to, co dzieje się w przypadku niewykorzystania przez pracownika zaległego urlopu w terminie wskazanym przez ustawodawcę.
Podkreślić należy, iż w takiej sytuacji prawo pracownika do zaległego urlopu nie „przepada”. Pracownik może z takiego urlopu skorzystać także po dniu 30 września. Ograniczeniem czasowym w tym zakresie jest wyłącznie przewidziany trzyletni termin przedawnienia, na który będzie mógł powołać się pracodawca odmawiając udzielenia pracownikowi dawno zaległego urlopu.
Obowiązek udzielenia zaległego urlopu we wskazanym terminie jest skierowany do pracodawcy, jako sposób zagwarantowania pracownikom odpowiedniego czasu odpoczynku w każdym roku. Jeśli zaś pracodawca nie dopełni omawianego obowiązku, musi liczyć się z możliwością pociągnięcia go do odpowiedzialności z tytułu naruszenia uprawnień pracowniczych. Wykroczeniem jest bowiem naruszanie przepisów o czasie pracy, a także – szczegółowiej – nieudzielanie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżanie jego wymiaru.
Jan Kowalski zatem będzie mógł wykorzystać 12 dni zaległego (z 2014 roku) urlopu wypoczynkowego także po dniu 30 września 2015 roku; będzie mógł to zrobić nawet w 2016 roku. W takiej jednak sytuacji jego pracodawca może zostać ukarany za naruszanie uprawnień pracowniczych.