Istotą powierzenia pracownikowi innej pracy jest to, iż pracodawca może czasowo przekazać pracownikowi, bez jego zgody, obowiązki należące do innego pracownika, a pracownik powinien te obowiązki przyjąć do wykonania. Procedura ta została uregulowana w art. 42 § 4 Kodeksu pracy.
Powierzenie pracownikowi innej pracy ma formę polecenia pracodawcy i znajduje oparcie w art. 100 k.p. Przy czym powierzenie to nie musi być dokonane na piśmie oraz zawierać uzasadnienia. Regulacje kodeksowe nie wymagają żadnej szczególnej formy powierzenia. Zatem polecenie służbowe w sprawie przesunięcia do innej pracy może zostać wydane również w formie ustnej (wyrok SN z dnia 13 marca 1979 r., sygn. akt I PRN 18/79). Pracodawca nie ma też obowiązku konsultowania zamiaru takiego oddelegowania pracownika z zakładową organizacją związkową reprezentującą prawa i interesy tego pracownika.
Powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę jest uzależnione od spełnienia określonych przesłanek, przy czym warunki te muszą zostać spełnione łącznie. Pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę jeżeli:
- taka potrzeba została podyktowana uzasadnionymi potrzebami pracodawcy,
- okres ich wykonywania nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
- powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika,
- zachowano co najmniej dotychczasowe wynagrodzenie.
„Uzasadnione potrzeby pracodawcy” należy rozumieć jako szczególne okoliczności, w jakich znalazł się podmiot zatrudniający – rozumiany jako zakład pracy w całości, których wystąpienie uzasadnia konieczność powierzenia pracownikowi innego rodzaju pracy. Mogą one być podyktowane m.in potrzebami organizacyjnymi lub technicznymi, które wymagają skierowania do innej pracy określonych pracowników albo też absencją chorobową pracowników innego działu, wymagającą czasowego skierowania tam innych osób.
Przesunięcie pracownika może być jednorazowe i trwać maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym lub następować kilkakrotnie w ciągu tego roku. W sytuacji, gdy pracodawca kilkakrotnie w ciągu roku zmienia pracownikowi rodzaj pracy, suma okresów wykonywania innej pracy nie może również przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym.
Kolejną przesłanką umożliwiającą powierzenie pracownikowi odmiennych od dotychczasowych obowiązków jest wymóg, by powierzona praca odpowiadała kwalifikacjom pracownika. Zgodnie z utrwalonym w orzecznictwie stanowiskiem, pracą odpowiednią jest praca, przy której kwalifikacje danego pracownika znajdą choćby częściowe zastosowanie. Powierzone pracownikowi zadania powinny mieć charakter równorzędny do wykonywanych dotychczas. Nie może być to praca, do wykonywania której kwalifikacje pracownika są zbyt wysokie albo taka, do wykonywania której pracownik nie ma kwalifikacji. W wyroku z dnia 21 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 171/07, OSNP 2009/9-10/118) Sąd Najwyższy uznał, że: „Powierzenie na podstawie art. 42 § 4 k.p. odwołanemu prezesowi zarządu spółki pracy niewymagającej wysokich kwalifikacji, wykonywanej na hali produkcyjnej pomiędzy pracownikami fizycznymi, może stanowić naruszenie przez pracodawcę obowiązku poszanowania godności pracownika (art. 111 k.p.), jeżeli nosiło znamiona intencjonalnego, świadomego i natężonego złą wolą działania zmierzającego do poniżenia i zdyskredytowania pracownika. Naruszenie to może być przesłanką rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 k.p.”. Pojęcie kwalifikacji zawodowych, o którym mowa w powołanym przepisie, należy rozumieć szeroko nie tylko jako wykształcenie, lecz również doświadczenie zawodowe pracownika, jego faktyczne umiejętności oraz właściwości psychofizyczne.
Pracodawca, który zamierza skorzystać z omawianej instytucji musi się liczyć z tym, że powierzenie pracownikowi odmiennych od dotychczasowych obowiązków nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika obejmującego wszystkie wynikające z umowy o pracę składniki. Utrzymanie wynagrodzenia na poziomie nie niższym od dotychczasowego jest właściwie warunkiem okresowego powierzenia innej pracy na podstawie art. 42 § 4 k.p. Reguła ta obowiązuje również w przypadku, gdyby zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy zasadami wynagradzania pracowników powierzone czynności były niżej opłacane niż wykonywane wcześniej.
Przyjmuje się, że w przypadku gdy po upływie trzymiesięcznego okresu pracownik nadal wykonuje obowiązki innego pracownika i stan ten akceptuje, to można uznać, że doszło w sposób dorozumiany do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy (por. uzasadnienie wyroku SN z dnia 13 grudnia 2005 r., sygn. akt II PK 103/05).
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pracownik odmawiający wykonania polecenia sprzecznego z art. 42 § 4 k.p., niespełniającego łącznie wszystkich ww. wymienionych przesłanek, a kierującego go do innej pracy bez uprzedniego zwolnienia z pracy dotychczas wykonywanej, nie uchybia obowiązkowi pracowniczemu i umowa o pracę nie może być z nim rozwiązana na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 18 listopada 1999 r., I PKN 370/99, OSNP 2001/7/225). W ww. wyroku SN podkreślił, że „Władza pracodawcy wydawania poleceń pracownikom nie ma bowiem charakteru absolutnego, co między innymi oznacza, że pracownik może odmówić wykonania polecenia, które wykracza poza ramy przyznanego pracodawcy”.
Sprzeciw pracownika względem polecenia służbowego, które kieruje go do wykonywania innej pracy niż określona w umowie, które spełnia łącznie wszystkie warunki omówione powyżej, może wywołać niekorzystne dla niego konsekwencje w postaci m.in. wypowiedzenia umowy o pracę (art. 45 k.p.), jej rozwiązania bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.) albo zastosowania kary porządkowej (art. 108 § 1 k.p.). Warto przy tym pamiętać, że pracownik nie pozostaje bez środków obrony, gdyż przysługuje mu prawo zwrócenia się do sądu o ustalenie, czy pracodawca miał prawo czasowo delegować pracownika do wykonywania nowych obowiązków.
Na sam koniec, nie można zapomnieć o tym, że powierzenie innej pracy nie oznacza, że pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie dodatkowych zadań. Przepis art. 42 § 4 k.p., który reguluje tę kwestię, mówi o powierzeniu pracownikowi innej pracy, ale dopiero w sytuacji zaprzestania wykonywania przez niego dotychczasowej pracy. W innym przypadku regulacja ta dopuszczałaby możliwość powierzenia pracy dodatkowej, a więc służyłaby obejściu przepisów prawa pracy w zakresie czasu pracy.